Yrittäjän kirjanpito – Miten pk-yrityksen kirjanpito kannattaa järjestää, ja millaisia kuluja siitä seuraa?
Jotta yritys pystyy toimimaan kannattavasti, kattamaan yritystoiminnan kulut ja tuottamaan yrittäjälle itselleen voittoa, sen taloudenpidon jokaisen osa-alueen on oltava kunnossa. Tulojen ja menojen pitäminen kohtuullisina ja tasapainoisina yritystoiminnan eri vaiheissa - aina aloittamisesta läpi mahdollisten investointien tai toimintojen supistamisen - on välttämätöntä yrityksen pitkäikäisyyden kannalta. Siksi taatakseen kestävän taloustilanteen, yrittäjän on järjestettävä yrityksen kirjanpito kustannustehokkaalla sekä yrityksen ja yrittäjän tilanteeseen sopivalla tavalla.
Monessa yrityksessä saatetaan kuitenkin ihmetellä, että kuka yrityksessä vastaakaan kirjanpidon järjestämisestä. Tämä voidaan hoitaa joko yrityksen sisäisesti tai ulkoistamalla palvelu tilitoimiston asiakkaaksi ryhtymällä. Osakeyhtiön tai toiminimen kirjanpidon järjestäminen itse on paikoitellen haastavaa ja aikaa vaativaa toimintaa. Sen ulkoistaminen saattaa kuitenkin tuntua epämiellyttävältä ajatukselta, sillä oman yrityksen toiminnot on aina mukavaa pitää omissa käsissä. Ulkoistaminen on kuitenkin mahdollista toteuttaa eri keinoin joustavasti ja yrityksen luonteeseen sopivalla tavalla.
Yrityksen taloudenhoidossa ja kirjanpidossa on muistettava monet päivämäärät ja maksujen sekä verojen eräpäivät. Lue täältä lisää esimerkiksi loppuvuoden yritysverojen maksamisesta. Kirjanpidon ulkoistaminen vapauttaa aikaa niin, että muistat maksaa yrityksesi verot ajallaan.
Helpottaaksemme yrittäjien päätöstä kirjanpidon ulkoistamisesta, tähän artikkeliin on koottu perustiedot kirjanpitopalveluiden hyödyntämisestä ja hinnoittelusta Suomessa:
- Mitä käytännön hyötyjä kirjanpidon ulkoistamisesta on?
- Millä keinoin ulkoistaminen on mahdollista toteuttaa Suomessa?
- Miten kirjanpitopalveluita hinnoitellaan ja kuinka paljon kirjanpito maksaa yrittäjälle?
Jotta yritys pystyy maksamaan tilitoimistolle kirjanpidon ulkoistamisesta, on yrityksen maksuvalmiuden oltava kunnossa.
Kirjanpidon rahalliset ja ajalliset hyödyt
Kuten jokainen kokenut yrittäjä tietää, kirjanpito koostuu vaativista ja kuluttavista prosesseista. Osaamaton kirjanpitäjä, jolla ei ole koulutusta tai kokemusta aiheen piiristä, voi aiheuttaa virheillään yrittäjälle suuria ja yllättäviä menoeriä. Lisäksi kirjanpitoon irrotetun työntekijän tai yrittäjän työpanos olisi aina tehokkaammin hyödynnettävissä yritystoiminnan sellaisilla osa-alueilla, jotka vastaavat yrittäjän tai työntekijän osaamista ja asiantuntemusta. Vaikka kirjanpidon ulkoistaminen saattaa kuulostaa vain ulkoiselta kuluerältä, sitä se ei kuitenkaan ole. Siihen kannattaakin suhtautua vakuutuksena taloudenhoidon tehokkuudesta sekä sijoituksena, jonka tarkoitus on hyödyntää yrittäjän ja työntekijöiden työtehokkuus heidän osaamistaan vastaavien tehtävien parissa.
Sen lisäksi, että laadukas ja edullinen kirjanpito auttaa pitämään liiketoiminnan tuottavana, se tekee yrittämisestä ja yrityksessä työskentelystä mielekkäämpää kaikille osapuolille. Kun työntekijät ja yrittäjä voivat keskittyä omaa osaamista ja mielenkiintoa vastaaviin työtehtäviin, työtehokkuus ja -motivaatio pysyvät korkealla. Lisäksi keskittyminen oman osaamisalueen avaintehtäviin mahdollistaa tilan jättämisen luovalle ongelmanratkaisulle. Tämä taas on välttämätöntä, jotta yritys pysyy dynaamisena ja joustavana toimijana.
Millaisia malleja kirjanpidon ja taloushallinnan ulkoistamiseen on olemassa?
Kun kirjanpitoa ja taloushallintaa ollaan ulkoistamassa tilitoimiston tehtäväksi, kirjanpitopalvelun hinta herättää varmasti kysymyksiä. Käytännössä ulkoistamisen voi järjestää muutamalla eri tavalla tai näitä tapoja yhdistäen. Paras tapa voi vaihdella sen mukaan, millaisessa tilanteessa yritys on ja minkälainen palvelu sopii parhaiten sen tarpeisiin.
Kiinteä hinnoittelu
Yksinkertaisin tapa järjestellä kirjanpidon ulkoistaminen on tehdä se kiinteästi hinnoiteltuna. Tällöin palvelulle sovitaan sopimuksessa joko määräaikainen tai jatkuva kesto ja hinta, joka palvelusta veloitetaan. Kiinteä hinnoittelu mahdollistaa kirjanpidon kustannusten laskemisen helposti, ja näin kustannukset on mahdollista ottaa huomioon kustannussuunnitelmaa ja yrityksen budjettia sekä rahankäyttöä varten. Siksi kiinteä hinnoittelu sopii erityisesti toiminnaltaan vakiintuneille yrityksille, joille kustannuslaskelman tekeminen sekä budjetin arviointi käyvät helposti.
Tuntihinnoittelu
Jos yrityksen tilanne taas on vähemmän vakaa, ja edessä on esimerkiksi uusia investointeja, rekrytointeja tai toiminnan supistamista, tuntihinnoittelu voi olla paras tapa ulkoistaa kirjanpito. Tuntihinnoittelun vahvuus on sen joustavuus, josta hyötyvät sekä tilitoimisto että kirjanpitonsa ulkoistava yritys. Jos esimerkiksi yrityksen toiminta jää ennakoitua huomattavasti vähäisemmäksi, yritys ei joudu maksamaan kirjanpidostaan hintaa, joka kattaisi laajemman kirjanpidon kustannukset. Vastaavasti jos yrityksen toiminta kasvaa yllättäen, tilitoimisto voi veloittaa kirjanpitopalvelustaan kasvun mukaisesti. Näin sekä sopimus että yritykset, jotka siihen sitoutuvat, joustavat mukautuakseen uuteen tilanteeseen ja sen realiteetteihin.
Kirjanpitopalvelun hinnoittelu tositteiden määrän mukaan
Jos yrityksen liikevaihto koostuu vain muutamista kuukausittaisista tai vuosittaisista maksutapahtumista, edullisin malli ulkoistaa kirjanpito voi olla tositteiden määrän mukaan tapahtuva hinnoittelu. Tämä malli mahdollistaa kompaktit ulkoistussopimukset, jotka ovat tilitoimistolle nopeita täyttää ja yrittäjälle edullisia. Jos tositteiden määrä kasvaa esimerkiksi yllättävän kasvun seurauksena poikkeuksellisen suureksi, malli koituu kuitenkin yrittäjälle kalliiksi.
Eri hinnoittelumallien yhdistely
Käytännössä monien yritysten kirjanpitoa hoidetaan edellä mainittuja malleja yhdistelemällä. Yrityksen ja tilitoimiston välisessä sopimuksessa voidaan sopia, minkälaisten olosuhteiden vallitessa noudatetaan esimerkiksi hinnoittelua tositteiden määrän mukaan, ja millaisessa poikkeustapauksessa veloitus tapahtuukin esimerkiksi tehtyjen työtuntien perusteella. Mallien yhdistely tuo joustovaraa ja sopeutumiskykyä yrityksen kirjanpitoon. Se voi mahdollistaa nopeat muutokset yrityksen taloudellisessa tilanteessa ilman lisäkulujen yllättämistä.
Päädyitpä sitten hoitamaan kirjanpidon itse tai ulkoistamaan sen tilitoimistolle, yrityksen kirjanpidon on toimittava lain ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti. Yrittäjän kannattaakin perehtyä aina lakiin ja asetuksiin kirjanpidosta, jotta ei tule tahtomattaan toimineeksi lainvastaisesti.
Tilitoimistojen hinnat – kirjanpidon kustannukset
Kirjanpidon voi siis ulkoistaa monella eri tavalla. Prosessit vaihtelevat toteutustavoiltaan ja toimintaperiaatteiltaan paljon. Lisäksi kaikki yritykset toimivat omilla tavoillaan ja omien erityispiirteidensä mukaan. Näin ollen tilitoimistojen palveluille ei ole olemassa yleisesti pätevää taulukkoa, josta jokainen yrittäjä voisi katsoa oman kirjanpitonsa hinnan. Lähes itsestäänselvyytenä voidaan tietenkin todeta, että mitä enemmän työtä kirjanpito vaatii, sitä enemmän sen ulkoistaminen tulee yritykselle kustantamaan. Vastaavasti vähäisestä työmäärästä veloitetaan pienempi hinta.
Koska tilitoimistot ovat myös yksityisyrityksiä, niiden on muiden yritysten tavoin kilpailtava asiakkaista. Niinpä tilitoimistoa valitessa pitkäjänteinen vaihtoehtojen kartoittaminen ja vertailu ovat avain edullisen kirjanpitopalvelun löytämiseen. Eri tilitoimistoilla on tarjottavana erilaisia lisäpalveluita, joita myydään ja markkinoidaan kirjanpidon yhteydessä. Ne saattavat vaikuttaa myös itse kirjanpitopalvelun hintaan.
Suomentilitoimistot.fi portaali on koonnut seitsemän kohdan listan tilitoimistojen hinnoittelusta ja kaikesta siihen liittyvästä. Lue lisää täältä.
Sinua voisi kiinnostaa myös:
Kirjanpidon ulkoistaminen ja kirjanpidon hinta – usein kysytyt kysymykset
Mitä kirjanpidon ulkoistaminen tarkoittaa?
Ulkoistamalla kirjanpidon toiminimi, osakeyhtiö tai muu yritys palkkaa ulkopuolisen tilitoimiston ylläpitämään rekisteriä, josta käy ilmi yrityksen taloudellinen toiminta yksittäisten ostojen ja myyntien tarkkuudella. Ulkoistaminen vapauttaa yrittäjän ja työntekijöiden aikaa ja energiaa yrityksen muiden toimintojen ylläpitoon ja kehittämiseen.
Millaisten mallien mukaan kirjanpidon voi ulkoistaa?
Kirjanpidon mallista sovitaan aina ulkoistavan yrityksen sekä kirjanpidosta vastaavan tilitoimiston välisessä sopimuksessa. Siinä määritellään, miten kirjanpidon hinta muodostuu. Hinta voi perustua kiinteään ja ennaltasovittuun summaan, työtuntien mukaiseen veloitukseen, tai liiketoiminnasta syntyneiden tositteiden määrään. Paras malli yritykselle on se, joka sopii yrityksen taloudelliseen tilanteeseen ja tulevaisuuden näkymiin.
Kuinka paljon pk-yrityksen kannattaa budjetoida kirjanpidon kustannuksiin?
Jotta ikäviltä yllätyksiltä vältyttäisiin, kirjanpidon kustannukset on järkevää arvioida mieluummin ylä- kuin alakanttiin. Lähtökohtaisesti päätoimisen yrittäjän kirjanpitokulut ylittävät vuodessa 1000 euroa. Tätä pienemmän summan budjetointi voi aiheuttaa haasteita esimerkiksi tilinpäätöksen tekemisen kustannuksien kanssa.
Aiheeseen liittyvät blogikirjoitukset
